Podľa čoho vybrať prvý proces?
Ohodnoťte kandidátov podľa štyroch otázok:
- Objem. Opakuje sa úloha desiatky až stovky ráz mesačne?
- Čas. Koľko hodín týždenne na nej ľudia trávia?
- Kontrolovateľnosť. Dá sa výsledok rýchlo overiť, napríklad porovnaním s dokladom?
- Riziko. Čo sa stane pri chybe a zachytí ju kontrola?
Najlepší prvý kandidát má vysoký objem, berie veľa času, ľahko sa kontroluje a nesie nízke riziko.
Ktoré procesy bývajú dobrý začiatok?
- Došlé faktúry a doklady: jasná štruktúra a ľahká kontrola súm. Pozrite faktúry a doklady.
- Objednávky z e-mailov: veľa prepisovania a párovania s cenníkom.
- Triedenie e-mailov a prvé odpovede: rýchla úľava pre celý tím. Pozrite e-mailový asistent.
- Cenové ponuky: o zákazke často rozhoduje rýchlosť. Pozrite cenové ponuky.
Čo nechať na neskôr?
Procesy, ktoré robíte pár ráz mesačne, kde je každý prípad iný alebo kde chyba stojí veľa a ťažko sa odhalí. Takisto procesy, ktoré ešte nie sú ustálené: najprv ich upracte, potom automatizujte.
Ako overiť, že výber je správny?
Pilotom na vašich dátach. Za 2–3 týždne zmeriate presnosť, ušetrený čas a podiel ručných zásahov a podľa čísel sa rozhodnete, či pokračovať. Ako pilot prebieha, nájdete v časti ako pracujeme.
Zhrnutie
Začnite procesom s veľkým objemom, veľa hodinami, ľahkou kontrolou a nízkym rizikom. Výber overte pilotom.