Aké kroky má automatické spracovanie faktúr?
- Príjem. Faktúry chodia na jednu adresu, napríklad [email protected], alebo do zdieľaného priečinka.
- Vyťaženie. AI prečíta dodávateľa, IČO, dátumy, variabilný symbol, IBAN, položky a rozpis DPH, aj zo skenu.
- Kontrola súm. Kód prepočíta položky, základ dane a DPH. Jazykový model tu nič nepočíta.
- Overenie dodávateľa. IČO sa overí v registri a IBAN sa porovná s doterajšími platbami.
- Schválenie. Účtovníčka vidí faktúru a návrh zápisu vedľa seba a neisté polia má zvýraznené.
- Import. Schválená faktúra ide do ERP cez oficiálny import.
Celý postup na príklade ukazuje ukážka s došlými faktúrami.
Čo sa stane, keď niečo nesedí?
Spracovanie sa zastaví a faktúra čaká na človeka. Ak súčet položiek nesedí s celkovou sumou, dávka sa do účtovníctva neodošle a zobrazí sa presný rozdiel. Ak dodávateľ zmení IBAN, import sa zastaví, lebo môže ísť o podvod. Ak príde tá istá faktúra druhýkrát, systém ukáže pôvodný doklad.
Treba šablónu pre každého dodávateľa?
Nie. Staršie OCR nástroje potrebovali šablónu pre každý formát faktúry a pri zmene rozloženia sa pokazili. Jazykový model rozumie faktúre podobne ako človek, takže nový dodávateľ nevyžaduje nastavovanie. Pri horšom skene sa zníži istota a takéto polia systém označí na kontrolu.
Kedy sa automatizácia faktúr oplatí?
Zvyčajne od niekoľkých stoviek dokladov mesačne. Pri pár desiatkach faktúr býva rýchlejšie spracovať ich ručne. Od roku 2027 prídu faktúry od slovenských platiteľov DPH ako štruktúrované e-faktúry, čo mení aj to, kde AI ušetrí najviac. Vysvetľujeme to v článku čo mení e-faktúra od roku 2027.
Zhrnutie
Automatizácia faktúr znamená príjem na jednom mieste, vyťaženie údajov AI, kontrolu pravidlami, schválenie človekom a import do ERP. Pri chybe sa proces zastaví.